eTran Manager® - информационна система за ефективно управление на автомобилния парк
- Предназначение
- Основни функции
- Структура
- Сфера на приложение, ползи
- Техн. изисквания
- Видеопрезентация
Предназначение
Информационната система eTran Manager® обхваща цялостно процесите за ефективно управление на автомобилния парк (леки автомобили, камиони, специални автомобили, тежка строителна и минна техника...). Това е управленска информационна система от корпоративен клас, която съчетава в едно разнообразна финансово-счетоводна, техническа и административна информация, както и средства за анализ и планиране.
Информационната система eTran Manager® спомага за чувствително намаляване на разходите чрез подобрен контрол и управление, чрез ефективен анализ и планиране. Системата осигурява спазването на действащата нормативна база, регламентираща тези дейности.
Системата решава широк кръг задачи по поддържане на актуална информация за експлоатираните моторни превозни средства, водачи, застраховки, технически прегледи, планирани и реализирани ремонти. Поддържа се оперативна информация за реализираните курсове на автомобилите в страната и чужбина, разходи за гориво-смазочни материали, разходи и пробег на гуми, разходи за ремонти (планирани и аварийни), както и друга обобщена и аналитична информация. Поддържат се различни валути и валутни курсове. Осигурени са разнообразни справки, с критерии които гъвкаво се задават от потребителите. Информацията за поддържаните информационни обекти е взаимообвързана и позволява разнообразни задълбочени анализи, оптимизация и планиране на разходите по автомобили, структурни звена, за периоди, видове разходи и др.
Информационната система eTran Manager® е особено ценна за корпоративни клиенти с развита клонова структура – големи фирми и организации от държавна администрация. Анализите и планирането могат да се правят на ниво отдел, дирекция, териториален офис, дъщерна фирма и група фирми.
Информационната система eTran Manager® може да се интегрира с други информационни системи (напр. финансово-счетоводни, GPS и ERP), работещи при клиента и негови контрагенти (напр. доставчици на гориво-смазочни материали, автосервизи, резервни части и услуги).
Системата отговоря на високите изисквания, характерни за корпоративната среда:
• Отчитане на особеностите при работата на големи, териториално разпределени организационни структури с голям автомобилен парк и многобройни служители.
• Надеждна работа и при голямо натоварване на системата, възможност за скалируемост и мащабируемост на системата;
• Отвореност, адаптивност. Богати възможности за настройки на операционна, технологична среда и на експлоатационните характеристики на програмната система. Възможности за приложението на различни технологични схеми, специфични за организацията. Гъвкаво дефиниране на дървовидни класификатори и номенклатури;
• Облекчена експлоатация, удобство за работа на потребителите в привична Windows среда;
• Сигурност, защитеност, проследимост на възникналите събития и действията на потребителите с възможност за прецизен одит;
• Гъвкаво дефиниране на потребители, права, роли. Информираност и достъп до функционалност според правомощията;
• Разнообразна справочна дейност, съобразно ролята и правомощията на потребителите.
Изтегляне на брошура за корпоративна информационна система eTran Manager® 4.2
eTran Manager® е запазена търговска марка на „План С” ЕООД, Рег. No 98450/21.07.2017 на Патентното Ведомство на Р. България
„План С” ЕООД си запазва правото за изменения в спецификацията и техническите параметри на продуктите без предизвестие.
Основни функции
Поддържане на Регистър „Транспортни средства”.
Поддържа се пълна информация за експлоатираните транспортни средства (МПС, ремаркета, строителна механизация ...). Връзка с другите регистри и обекти на системата.
Поддържане на Регистър „Водачи”.
Поддържа се пълно досие на всеки водач с необходимата информация за ефективното управление на транспортната дейност, както и нарушения, глоби и поощрения, изплатени на водачите.
Поддържане на Регистър „Гуми” и „Операции с гуми”.
Връзка с автомобилите, към които са зачислени, следене на състоянието и пробега на всяка гума. Управление и контрол на ресурсите. Разнообразни справки за състояние, пробег, монтаж и демонтаж на всяка гума.
Поддържане на Регистър „Документи за технически прегледи, проверки, сертификати”.
Връзка с регистър „Транспортни средства”, справочно-сигнална дейност за валидност на документите и такива с изтичащ срок.
Поддържане на Регистър „Застрахователни полици, плащания и щети”.
Връзка с регистър „Транспортни средства” за различните видове застраховки, плащания, добавъци и щети. Сигнална дейност за застраховки с изтичащ срок, графици за плащания и щети по застраховки. Разнообразни справки по полици и щети.
Поддържане на Регистър „Лизингови договори”.
Връзка с регистър „Транспортни средства”, за различни видове лизингови договори (включително и наем). Сигнална дейност за лизингови договори с изтичащ срок, графици за плащания. Разнообразни справки по договори и плащания.
Поддържане на Регистър „Отработено време и отсъствия на служители”.
Управление на информацията на всички служители за реалното отработено време, отсъствията от работа и тяхната причина. Анализ на работното време на служителите на базата на информация от въведените пътни листове. Вградена е възможност за автоматизирано създаване на записи за отработеното време с отчитане на почивните дни и официалните празници. Възможност за импорт на информация от системи за управление на човешките ресурси и ТРЗ, от системи контрол на достъпа и контрол на работното време. Вградени са разнообразни справки, вкл. и справка образец 76.
Поддържане на сканирани копия на различни документи.
Поддържат се копия на застрахователни полици, свидетелства, талони и др. Връзка с другите регистри и обекти, към които съответния документ има отношение.
Разходи, свързани с експлоатацията.
Пълно описание на разходите с възможности за разнообразно групиране на разходите по превозни средства, хронологично, по видове... Работа с различни валути и валутни курсове.
Приходи от извършени транспортни и строителни дейности, анализ на рентабилността.
Пълно описание на приходите с възможности за разнообразно групиране на разходите по превозни средства, хронологично, по видове, обекти, клиенти ... Работа с различни валути и валутни курсове.
Управление на курсове и маршрути.
Управление и контрол на пътни листа, връзки с направените разходи за всеки един пътен лист. Отчитане, контрол и анализ на разходите по транспортни средства, курсове, маршрути, по време, по водачи, по структурни звена. Отчитане и контрол на начални, крайни километри, междинни пунктове, изминати километри с товар и без товар. Отчитане и контрол на изразходеното гориво - начално, крайно количества, различни видове усреднени разходи на гориво. Засичане на разлики между отчетеното от водача, разходи по норма и показанията на бордовите компютри/GPS системата. Отчитане на всички разходи по пътни листи – гориво, различни такси, ремонти ...
Управление на разходни норми и лимити.
Възможност за дефиниране на различни разходни норми и лимити, които се отнасят към конкретно превозно средство или група превозни средства. Възможности за отчитане и анализ на спазването на разходните норми и лимитите.
Планиране и управление на ремонтната дейност.
Планиране и управление на ремонти с възможност за групиране по възли и дейности и хронологични и обобщени справки по превозни средства, групи ремонти, периоди и др. Възможности за планиране на ремонтната дейност за конкретно превозно средства или група превозни средства. Сигнална дейност за наближаващи и просрочени планирани технически мероприятия.
Работа с различни валути и валутни курсове.
Връзка с други информационни системи.
Възможни са различни видове автоматизирани обмени на информация с други информационни системи. Това може да са вътрешни системи на организацията – финансово-счетоводни, ERP системи и др. Също така може да се осъществи връзка за автоматизиран обмен на информация с външни системи на доставчици и клиенти – например автоматично зареждане на всички разходи, които се плащат с карти за безналични разплащания от вериги бензиностанции (OMV, Shell, Петрол, Лукойл …), тяхното разпределяне по транспортни средства, периоди, курсове. По заявка може да се реализират и връзки с други подобни системи.
Разнообразна справочна дейност.
Справки с възможност за задаване от потребителя на критерии и оформление. Изход в разнообразни формати – на екран, във формат CSV, RTF, PDF, XLS, XLSX и др.
Хронологични и обобщени справки за изминатите километри и разхода на гориво по курсове, превозни средства и шофьори.
Обобщени и аналитични справки по курсове, превозни средства и шофьори за извършените разходи и реализираните приходи.
Справки с пивот-таблици и автоматично създаване на различни видове графики.
Система за защита и контрол на достъпа до системата.
Дефиниране и управление на Потребители, Роли, Права за достъп до системата.
Дейности за системна поддръжка.
Гъвкаво дефиниране и поддръжка на номенклатури, архивиране и възстановяване на информацията.
Структура
Информационната система eTran Manager® е съвременен програмен продукт, предназначен за многопотребителска, многозадачна работа в мрежова среда и в Интернет.
Системата се изгражда чрез 3-слойна централизирана структура – една централна база данни (DB server), сървер за приложения (application server) и клиентско приложение (client application), което се инсталира еднократно на всеки потребителски компютър.
Достъпът на потребителите до информационните ресурси е контролиран, на базата на потребители с предварително дефинирани роли, права. Достъпът на потребителите може да се осъществява през вътрешна локална мрежа по протокол TCP, възможно e да се организира и отдалечен защитен достъп до системата чрез VPN, или по протокол HTTP/HTTPS през Интернет среда.
Информационната система eTran Manager® е базирана върху MS Windows платформа.
Информацията е структурирана и се управлява от Система за Управление на Бази Данни (СУБД) MS SQL Server.
Информационната система eTran Manager® се състои от следните основни компоненти:
- Работни места на потребителите.
На тях еднократно се инсталира клиентско приложение (client application). Осигурени са възможности за автоматично обновяване на клиентското приложение без намесата на системен администратор. В зависимост от правата и достъпа по функционалност предварително са дефинирани Типове работни места и свързани са тях Роли – напр. „Финансово-счетоводен експерт“, „Административно-технически експерт“, „Ръководител“‚ „Администратор на системата“...
- Сървер за приложения (Application Server).
- Сървер (DB Server) с База данни, поддържана от СУБД MS SQL Server.
Разделението чрез дефиниране на отделните Типове работни места отразява функциите, характера и особеностите на извършваните дейности, специфични за съответния тип работно място. Също така това разделение отразява отделните Роли, в които влизат отделните потребители на системата и свързаните с тях Права за достъп до информацията и извършваните дейности. Разделението на Роли и Права е съвременен подход при изграждането на информационните системи, който позволява прецизно дефиниране, защита и контрол на достъпа до ресурсите на системата.
Системният администратор може гъвкаво да прецизира достъпа на експертите до определена функционалност и обекти чрез допълнително прецизно дефиниране.
Дефинират се различни нива на достъп за отделните типове потребители, които налагат ограничения относно работата с данните, изпълнението на различните видове дейности, съобразно правомощията и компетентността им.
Сфера на приложение, ползи от внедряването на eTran Manager®
Информационна система eTran Manager® е приложима във всяка организация с голям автомобилен парк. Особено полезна е във фирми с развита клонова структура – държавната и общинската администрация, транспортни, спедиторски компании, строителни фирми, електроразпределителни и ВиК дружества, болници, фирми от минната и добивната промишленост, фирми за дистрибуция на стоки, сервизни организации, корпоративни организации с много клонове в страната и голям автомобилен парк.
Ползи от внедряването на информационна система eTran Manager®:
- Облекчено планиране и повишен контрол върху оперативната дейност на автомобилния парк;
- Подобрен контрол на разходите за гориво и ремонти на всеки автомобил от всеки водач, както и на спазването на разходни норми и лимити;
- Възможност за задълбочени отчети и анализи на приходите и разходите, групирани по различни критерии;
- Анализ на качеството на работата и ефективността на техниката и водачите на автомобилите;
- Възможност за пряк и дистанционен одит от страна на ръководството върху работата на служителите, ангажирани с автомобилния парк и отчетността на дейностите;
- Контрол и подобряване на качеството на оперативната дейност на автомобилния парк на организацията и взаимоотношенията с клиентите;
- Контрол на качеството и подобрена отчетност при взаимоотношенията с доставчиците на гориво, материали, резервни части и услуги;
- Повишен контрол върху спазването на нормативната база, регламентираща оперативната дейност на автомобилния парк – наличие и валидност на винетки, застраховки, срокове за периодични технически прегледи, пълномощни и други;
- Работа с разнообразна структурирана информация, както и с приложени копия на първични документи в електронен вид.
Технически изисквания
Операционна среда
Сървер: MS Windows Server 2016 или следваща версия.
СУБД: MS SQL Server 2012 Standard Edition или следваща версия.
Работни места: MS Windows 7, MS Windows 8, MS Windows 10, MS Windows 11.
Комуникационна среда за всяко работно място
Локална мрежа/Интернет: скорост поне - 1Mbps. Препоръчителна скорост - 15 Mbps или по-висока.
Скоростта, която е необходима, варира според броя потребители, големината на базата данни, броя и сложността на заявките на потребителите и т.н.
Нужен е разрешен достъп по TCP/UDP на портове 80/443 и 1947.
Видове хостинг
Възможни са следните варианти за хостинг на централната система:
Поддръжката и хостингът на централната система се извършва върху виртуален сървър, осигурен от План С ЕООД.
Виртуалният сървър е разположен в сертифициран център за данни със съответните резервирани сървъри, комуникационни канали, електрозахранване и има следните оснпвни характеристики:
Многоядрен виртуален сървър, с памет и дисково пространство, гарантиращи безпроблемна работа на системата;
Инсталиран и настроен Windows Server Standard x64;
Инсталиран и настроен MS SQL Server;
инсталиран подходящ за работата на информационна система eTran Manager® сървърен сертификат и настроено име на домейн, на което работи приложният сървър на системата;
Snapshots на виртуалната машина;
Входна точка за мрежова свързаност на сървъра по високоскоростно трасе
Системно администриране на описания виртуален сървър и инсталиране на подходящите обновления на операционната система и СУБД;
Възстановяване на работоспособността на системата и данните на базата на архивното копие на сървъра при евентуален срив на виртуалния сървър.
Поддръжката и хостингът на централната система се извършва върху реален или виртуален сървър, осигурен от клиента.
При този вариант клиентът трябва да осигури съответните технически параметри на техниката и комуникационната свързаност, както и съответните механизми за архивиране и възстановяване при аварийна ситуация.